Il servizio relativo alle Missioni, Ufficio Incarichi di Missione, è di competenza della dott. ssa Lorella Colapicchioni (Ed. B – IV piano st. 32 – int.no 5121) che segue l’intera procedura amministrativa. In ottemperanza di quanto stabilito dal Regolamento contabile d’Ateneo in materia di richieste di rimborso missioni, vanno osservate scrupolosamente le seguenti norme:

– Il modulo di autorizzazione della missione, debitamente compilato e firmato dall’interessato in formato PDF, andrà inviato necessariamente prima della partenza, a garanzia della tutela assicurativa.

– Solo in occasione della prima missione, il Docente dovrà compilare dettagliatamente la scheda anagrafica. La stessa dovrà essere firmata e corredata: di codice fiscale/tessera sanitaria, documento d’identità valido e un breve cv. La scheda compilata e i relativi documenti andranno inviati in formato PDF a colapicchioni@lettere.uniroma2.it. Sarà cura del docente fornire comunicazione scritta circa eventuali modifiche dei dati in essa contenuti.

Per gli incarichi di missione relativi a docenti invitati, che vengono presso il nostro Dipartimento per convegni, riunioni etc., i moduli sono i seguenti: “Incarico di missione” e “domanda di liquidazione incarico Missione”. Anche in questo caso si dovrà compilare dettagliatamente la scheda anagrafica. La stessa dovrà essere firmata e corredata di: codice fiscale/tessera sanitaria, documento d’identità valido e un breve cv. La scheda compilata e i relativi documenti dovranno essere inviati in formato PDF all’Ufficio Incarichi di Missione (Lorella Colapicchioni, colapicchioni@lettere.uniroma2.it).

In entrambi i casi (docenti del Dipartimento e docenti invitati), una volta svolta la missione, è necessario consegnare brevi manu il Modulo di liquidazione della missione, accuratamente compilato, firmato e datato all’Ufficio Incarichi di Missione. Contestualmente al suddetto Modulo dovranno essere allegate le ricevute relative alle spese.

– Gli scontrini devono essere spillati in ordine cronologico su foglio A4, devono strettamente riferirsi al pranzo e alla cena in orari compatibili per tali scopi e non possono essere cumulabili. Altre ricevute di piccolo formato – come biglietti di autobus o metropolitana – devono essere riuniti e spillati in ordine cronologico su un foglio A4.

– La eventuale richiesta di rimborso per l’uso del taxi potrà essere presentata anticipatamente ed in via del tutto eccezionale e potrà essere accolta solo nei casi in cui vi sia una effettiva impossibilità di utilizzare mezzi pubblici.

– Non saranno prese in considerazione ricevute di spese cumulative (es.: aereo/treno/albergo) attestate da prenotazioni on-line, a meno che non si presenti ulteriore documentazione attraverso la quale si renda possibile lo scorporo delle singole voci di spesa.

– Saranno prese in considerazione spese di alloggio in stanza doppia condivisa presso alberghi esclusivamente, ma la ricevuta dovrà essere esplicitamente intestata al docente e dovrà fare riferimento alla sua esclusiva voce di spesa. In caso di missioni per convegno o congresso è necessario produrre l’attestato originale e la ricevuta del pagamento della quota di partecipazione (non è sufficiente il solo estratto del bonifico).

– I biglietti aerei possono essere rimborsati solo ed esclusivamente se corredati da carte d’imbarco in originale o ricevuta del check-in on-line.

Si consiglia di consultare le tabelle dei limiti di spesa e le tabelle di classificazione dei Paesi.

La Legge di Bilancio 2025 (Legge 207/2024), all’art. 1, commi da 81 a 83, prevede un’importante modifica sul trattamento delle spese di missione/trasferta del personale ai fini dell’eventuale esenzione fiscale secondo le indicazioni che derivano dall’art. 51, comma 5 del DPR 917/1986 (TUIR).
In particolare, a decorrere dall’anno 2025, le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (tipicamente taxi e auto a noleggio con conducente), non concorreranno a formare il reddito del dipendente o del titolare di reddito assimilato (ad esempio co.co.co, titolari borsa di studio, ecc.), solo se il pagamento, da parte del soggetto che sostiene la spesa, avverrà con strumenti tracciabili.
I pagamenti considerati tracciabili sono: Bancomat o carte di debito; Carte di credito; Carte prepagate; Bonifici bancari o postali; Assegni bancari; Assegni circolari; Applicazioni di pagamento via smartphone collegate a un conto corrente; MAV.
Le spese pagate mediante utilizzo di denaro contante saranno comunque rimborsate dall’Ateneo, ma saranno assoggettate a tassazione e concorreranno a formare il reddito da lavoro dipendente e/o assimilato (provocando così un maggior onere a carico dell’Amministrazione).
Pertanto si raccomanda, al Personale che si recherà in missione/trasferta per conto dell’Ateneo di non eseguire pagamenti in contanti e di richiedere e conservare tutte le ricevute comprovanti il pagamento tracciabile che dovranno essere collegate ai relativi giustificativi delle medesime spese (salvo che il documento giustificativo non costituisca già documento che attesti contemporaneamente anche la tracciabilità del pagamento) per ottenere il rimborso della missione/trasferta secondo le procedure in uso in Ateneo.